Щоденно ми маємо велику кількість завдань, які необхідно виконувати: хатні справи, робота, особистий розвиток та багато іншого. Часто під великим тиском справ ми витрачаємо час на насправді неважливі справи, стаємо де-мотивованими, постійно здається, що нічого не встигаємо. Тайм-менеджмент — це перелік навичок, які дозволяють нам правильно використовувати власний час та все встигати.
Ці знання будуть корисними не тільки на роботі або під час проходження співбесіди, але й для вирішення повсякденних задач. За допомогою простих правил ви можете правильно організувати свій день. Це дозволить більше встигати, бачити реальний прогрес в тих справах, які розтягнуті у часі та значно зменшити фізичне та психологічне навантаження на себе.
Як все встигати? Розбираємо тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент дозволяє правильно організувати свій день. В результаті ви матимете час на здоровий сон, дозвілля з рідними та близькими, все встигатимете та зберігатимете свої нерви від постійних стресів.
Правильне використання свого часу ніяк не пов’язано із низкою міфів, наприклад, розписати свій день по хвилинах. Планування ставить на меті вміння правильно розставляти пріоритети та досягати поставленої мети.
Якщо ви будете намагатись заганяти себе у часові рамки, швидше за все ви отримаєте в результаті роздратування, хронічну втому та повну втрату мотивації. Саме тому варто шукати такі інструменти тайм-менеджменту, які підходять саме вам та не створюють додаткових проблем.
Визначайте пріоритети
Тайм-менеджмент не допоможе вам вирішувати одночасно всі проблеми. Головне завдання полягає в тому, щоб допомогти вам правильно розставляти пріоритети, планувати подальші дії та досягати своєї мети.
Визначте для себе основні цілі від глобальних до повсякденних. Таким чином ви зможе чітко розставляти пріоритети протягом дня, бачити задачі, які дадуть реальний результат, а які не мають жодного сенсу.
Для повсякденних справ можна використовувати матрицю Ейзенхауера. ЇЇ ідея полягає в тому, щоб розподілити справи на:
- Термінові та важливі;
- Нетермінові та важливі;
- Термінові, неважливі;
- Нетермінові, неважливі.
Коли ви розподілите свої справи за такими категоріями, вам буде легше делегувати частину своїх справ комусь, розподілити пріоритетність протягом дня, робити те, що дійсно важливо. Плануйте таким чином кожен свій день — результат буде відчутним вже в перший день.
Відмовтесь від багатозадачності
Не беріть більше задач, ніж ви можете реально виконати. Фокусуйтесь на виконанні конкретної задачі. Виконайте конкретне завдання, потім переходьте до наступного.
Таким чином ви значно зекономите сили та нерви. Водночас вам набагато простіше буде досягати результату, адже ви будете більш сконцентровані та сфокусовані.
Складайте план справ
Складіть план справ на місяць-тиждень-день. Корегуйте довгострокові цілі у разі потреби, а щоденні плани встановлюйте в залежності від кінцевої мети. Не варто писати нереальні цілі. Таким чином ви швидко втратите мотивацію.
Планування допоможе вам пояснити самому собі корисність кожної справи, яку ви робите. Наприклад, виконання домашнього завдання на онлайн курсах дозволить успішно завершити курс та отримати сертифікат. В результаті ви зможете оновити резюме, отримати роботу мрії та заробляти більше.
Всі ці кроки мають бути прописані. Таким чином вам простіше буде візуалізувати для себе дорожню карту, за якою ви будете рухатись. Прописуйте пов’язані між собою цілі. В результаті ви будете бачити реальні кроки, які необхідно виконати, щоб втілити мрію в життя.
Тайм-менеджмент. Популярні методи
Універсальних формул, які дозволяють миттєво стати ефективним та продуктивним не існує. Необхідно пробувати різні методи, комбінувати їх, щоб в результаті знайти свій ідеальний спосіб планування та структуризації справ.
Тайм-менеджмент базується на плануванні списку справ. Почніть з ведення переліку справ на завтра, які необхідно зробити. З вечора ви вже зможете розподілити справи за важливістю та спланувати власний день. В результаті не доведеться зранку намагатись встигнути все й одразу.
Не змушуйте себе
Відчуття примусового виконання справи створює в нас внутрішній спротив. Якщо ви запланували важливу задачу, яку не хочете виконувати, але наразі не маєте натхнення, тоді спробуйте приділити їй хоча б декілька хвилин.
Не виходить? Візьміть іншу задачу, виконайте її, поверніться до попередньої. Зміна фокусу дозволяє відволіктись, позбутись відчуття примусовості та перезавантажити власний мозок. Не варто змушувати себе виконувати щось, витрачайте по кілька хвилин на пошук рішення.
Встановлюйте терміни
Важливо мати дедлайни в будь-яких справах. Таким чином ви зможете встигати більше, мотивувати себе працювати швидше. Встановлюйте власні дедлайни, які ви зможете виконати, проте не варто давати собі забагато часу.
Таким чином вам буде простіше боротись з прокрастинацією та лінню.
Найважчі справи робіть зранку
Не варто відкладати найважчі справи на вечір. Ви будете втомлені та виснаженні. Робіть найважчі справи першими. Ваш мозок буде менше навантаженим різною інформацією. Також після вирішення важкої задачі, всі подальші справи будуть здаватись більш легкими. В результаті це придасть певної мотивації та допоможе психологічно простіше справлятись з справами.
Розділіть велике завдання на частини
Почати вирішення об’ємного завдання може бути важким через те, що внутрішньо нас лякає кількість роботи, яку потрібно зробити. Така задача може здаватись неосяжною та надскладною.
Розділіть це завдання на маленькі частини. Наприклад, підготовку річного звіту можна розбити на окремі етапи:
- збір інформації;
- аналіз;
- написання чернетки;
- редагування;
- перевірка;
- розробка дизайну звіту;
- подання звіту.
Виглядає вже не так страшно. Тепер встановіть власні дедлайни на кожен етап. Таким чином вам буде простіше відслідковувати результат виконання задачі, а сам процес стане простішим завдяки структурованості.
Систематизуйте будь-яку роботу — прописуйте алгоритм своїх дій.
Фіксований час на роботу
Метод Pomodoro передбачає встановлення фіксованого часу на роботу та на відпочинок. Цей метод розробив Франческо Чирилло. Його ідея полягає в тому, що ви повинні працювати 25 хвилин, а потім 5 хвилин відпочивати.
Після 4 таких циклів необхідний відпочинок 30 хвилин. Це метод дозволяє навчитись цінувати свій час, дисциплінувати себе та уникнути вигорання.
Тайм-менеджмент та фінанси
Різні методи тайм-менеджменту — це ваш шлях до досягнення фінансової мети. За допомогою чіткого планування та структурування своїх щоденних справ ви зможете розділити важливі та другорядні справи. Ви матимете можливість відсіювати ті задачі, які не мають жодного сенсу для вашого зростання та розвитку.
За допомогою планування вам стане простіше навчатись, встигати робити всі справи на роботі та вдома. Обов’язково дотримуйтесь принципу work-life balance. Не забувайте достатньо відпочивати та отримувати позитивні емоції.
Додатково до різних методів планування ви можете додавати власні способи заохочення, наприклад, робити собі подарунки за досягнення поставленої мети.
Більше корисної інформації для українців в Польщі — Гроші.pl.
