Як подати заяву та оформити українську пенсію в Польщі: покрокова інструкція для пенсіонерів

З початку повномасштабної війни в Україні мільйони громадян були змушені залишити свої домівки та виїхати за кордон. Польща стала одним із головних напрямків для тимчасового або постійного перебування українців, зокрема людей похилого віку. Пенсіонери, які переїхали до Польщі, стикаються з низкою важливих питань: як отримувати пенсію за кордоном? Чи можна оформити нову пенсію, не повертаючись в Україну? Які документи потрібні для цього, та як уникнути помилок при подачі заяви?

Добра новина полягає в тому, що українська пенсійна система дозволяє оформлювати, продовжувати та отримувати пенсію навіть за межами країни, зокрема в Польщі. Ми підготували покрокову інструкцію, що допоможе пенсіонерам розібратись у процедурі, зекономити час та нерви, а головне — забезпечити собі стабільний дохід, проживаючи за кордоном.

Хто має право оформити українську пенсію в Польщі

Оформити або продовжити отримання української пенсії, перебуваючи в Польщі, мають право громадяни України, які відповідають таким умовам:

1. Досягнення пенсійного віку. Станом на 2025 рік жінки можуть виходити на пенсію у 60 років за наявності не менше 30 років страхового стажу. Чоловіки — у 60 років за наявності не менше 35 років стажу. Якщо стаж менший, пенсійний вік підвищується або замість пенсії особа може оформити соціальну допомогу після досягнення 65 років.
2. Наявність страхового стажу. Пенсія за віком надається за умови наявності мінімального страхового стажу. Для 2025 року це 32 роки — мінімальний необхідний стаж для призначення пенсії за віком у 60 років. Якщо стажу менше, можливе призначення часткової пенсії або соціальної допомоги.
3. Перебування в Польщі на законних підставах. Пенсію можуть оформити українці, які перебувають у Польщі у статусі тимчасового захисту (PESEL UKR), маючи карту побиту (тимчасового або постійного перебування) та за довгостроковою візою, якщо зберігається громадянство України.
4. Збереження громадянства України. Право на українську пенсію мають лише ті, хто не відмовився від громадянства України. У разі зміни громадянства або отримання іншого – право на пенсійні виплати втрачається.
5. Вже оформлена пенсія або право на нове призначення. Якщо особа вже отримувала пенсію в Україні, її можна перенаправити за кордон або змінити спосіб виплати. Якщо пенсія ще не була оформлена, заяву можна подати з Польщі через електронні сервіси або консульство.

Які документи потрібні для оформлення української пенсії за кордоном

Для оформлення пенсії або її переоформлення за кордоном знадобиться стандартний пакет документів:

1. Паспорт громадянина України. Якщо у вас ID-картка – потрібен додатково витяг про місце реєстрації. Якщо є лише закордонний паспорт – бажано надати обидва документи.
2. Ідентифікаційний код. Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера.
3. Документи, що підтверджують трудовий (страховий) стаж, а саме оригінал трудової книжки та копії всіх заповнених сторінок, архівні довідки або довідки з колишніх місць роботи. А також витяги з системи персоніфікованого обліку Пенсійного фонду. Якщо трудова книжка втрачена, допускається підтвердження стажу за допомогою архівних або інших офіційних документів.
4. Документи про зміну прізвища (за потреби), тобто свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу та рішення суду про зміну прізвища.
5. Заява на призначення або продовження пенсії. Подається через портал Пенсійного фонду України онлайн (за наявності електронного підпису) або особисто у консульстві України в Польщі.
6. Банківські реквізити. Необхідно надати номер рахунку у польському банку (у форматі IBAN) або українському банку, якщо пенсіонер користується українською карткою.
7. Документи, що підтверджують легальне перебування в Польщі (іноді запитуються додатково). Мова йде про карту побиту, документ з PESEL UKR або реєстрація місця проживання у Польщі (meldunek).

Куди звертатися українцям у Польщі для оформлення пенсії

Українці, які перебувають у Польщі, мають кілька варіантів, куди звернутися для оформлення або поновлення пенсійних виплат. Обрати слід залежно від того, чи у вас вже призначена пенсія в Україні, чи ви тільки плануєте її оформити.

Пенсійний фонд України – дистанційно

Найзручніший варіант для більшості – скористатися порталом електронних послуг Пенсійного фонду України: portal.pfu.gov.ua 

На сайті можна:

• подати заяву на призначення пенсії;
• прикріпити електронні копії документів;
• подати заяву на зміну способу отримання пенсії;
• отримати консультацію онлайн;
• відстежувати статус розгляду заяви.

Для входу на портал потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП). Його можна отримати в Україні, або, якщо ви вже в Польщі, – через деякі українські банки онлайн (наприклад, ПриватБанк, Дія.Підпис).

Консульство України в Польщі

Якщо ви не можете скористатися онлайн-послугами, або не маєте електронного підпису, можна звернутися до українського консульства в Польщі. Консульські установи передають ваші документи до Пенсійного фонду України.

Основні послуги:

• засвідчення копій документів;
• прийом заяви на призначення або поновлення пенсії;
• консультації з питань пенсійного забезпечення.

Найближче консульство можна знайти на сайті МЗС України: https://mfa.gov.ua

Через довірену особу в Україні

Якщо ви не можете оформити документи особисто, можна оформити довіреність на родича чи знайому людину в Україні. Вона зможе подати заяву та документи до Пенсійного фонду від вашого імені.

Довіреність можна оформити:

• в українському консульстві в Польщі;
• або в польського нотаріуса з подальшим перекладом та апостилем.

Як переказується українська пенсія в Польщу

Пенсійний фонд України не переказує гроші безпосередньо за кордон, але існує кілька способів отримати українську пенсію, перебуваючи в Польщі.

Переказ на українську банківську картку

Це найпоширеніший варіант:

• Ви продовжуєте отримувати пенсію на свій рахунок у банку в Україні.
• Потім знімаєте гроші в Польщі або переводите їх через онлайн-банкінг (наприклад, Приват24, Monobank).
• Гроші можна переказати на польську карту або знімати готівкою в польських банкоматах (із комісією).

Важливо: Уточніть у банку, чи ваша українська картка працює за кордоном і чи дозволена конвертація валют.

Переказ на валютний рахунок 

У виняткових випадках, коли пенсіонер постійно проживає за кордоном (має підтверджену довідку про виїзд на постійне місце проживання за кордон), Пенсійний фонд може переказувати пенсію на валютний рахунок.

Умови наступні:

• Необхідно офіційно повідомити ПФУ про зміну місця проживання.
• Відкрити валютний рахунок (наприклад, у євро чи доларах).
• Надати банківські реквізити (IBAN, SWIFT, дані банку).

Проте така схема діє лише у разі оформлення статусу ПМП (постійне місце проживання за кордоном), а це означає втрату прописки в Україні.

Через довірену особу в Україні

Пенсію може отримувати ваш родич або довірена особа в Україні. Надалі вона переказує кошти вам через міжнародні платіжні системи:

• Western Union;
• Wise;
• PaySend;
• банківський SWIFT-переказ.

Для цього потрібна офіційно оформлена довіреність, яка дозволяє отримувати виплати замість вас.

Скільки часу займає оформлення пенсії в Польщі?

Процес оформлення пенсії за кордоном займає більше часу, ніж у межах України. Це пов’язано з перевіркою документів, передачею заяви через дипломатичні установи або онлайн-систему, а також з тим, що Пенсійний фонд повинен враховувати обставини проживання особи за межами країни.

Якщо пенсія ще не призначена (ви подаєте заяву вперше):

• Подання документів онлайн або через консульство – від 1 до 2 тижнів (залежно від вашої оперативності та наявності КЕП).
• Розгляд заяви Пенсійним фондом – до 10 робочих днів, відповідно до законодавства.
• Прийняття рішення та оформлення виплат – зазвичай протягом 1 місяця з моменту повної подачі документів.

Але якщо документи подаються через консульство, очікування може розтягнутись до 2–3 місяців, оскільки передача паперів і листування займає додатковий час.

Якщо пенсія вже призначена і потрібно лише:

• змінити адресу проживання;
• поновити виплати;
• змінити спосіб отримання (наприклад, з Укрпошти на банківський рахунок).

У такому разі терміни значно коротші — від 5 до 15 робочих днів після подачі заяви через портал ПФУ або за дорученням.

Часті помилки при подачі заяви

Неправильне або неповне оформлення документів може значно уповільнити процес, або навіть призвести до відмови в призначенні чи поновленні пенсії.  Найпоширеніші помилки, яких варто уникати:

1. Неповний пакет документів, адже люди часто забувають прикласти копію паспорта, ідентифікаційного коду або підтвердження місця проживання за кордоном. У разі подачі через консульство – відсутність заяви з особистим підписом або неправильно оформлені документи.
2. Відсутність кваліфікованого електронного підпису. Без КЕП не можна подати заяву через портал Пенсійного фонду. Багато хто намагається просто зареєструватися, але заява в такому випадку не вважається поданою офіційно.
3. Невірно вказані банківські реквізити. Якщо ви подаєте заяву на переказ пенсії на банківський рахунок, навіть одна помилка в IBAN або SWIFT-коді призведе до відхилення заявки або втрати переказу.
4. Невірні дані про стаж або відсутність підтверджень. Якщо в Україні частина стажу не була офіційно підтверджена (наприклад, через роботу без запису в трудовій), ПФУ може призначити меншу пенсію або взагалі відмовити.
5. Використання польських перекладів без нотаріального підтвердження. Документи, подані в перекладі, повинні бути завірені нотаріально. Простий переклад з польської на українську не приймається.
6. Відсутність підтвердження проживання в Польщі (або його терміну). Якщо ви хочете переоформити виплати, Пенсійний фонд може вимагати документ, що підтверджує законне перебування за кордоном (наприклад, PESEL, karta pobytu, довідка від воєводи або ZUS).

Важлива інформація для пенсіонерів

Українські пенсіонери, які виїхали до Польщі, мають право продовжувати отримувати пенсію, призначену в Україні. Проте для збереження виплат за кордоном важливо дотримуватись кількох умов:

• Повідомити Пенсійний фонд України про зміну місця проживання. Це можна зробити онлайн через портал ПФУ або через консульство.
• Оновити банківські реквізити, якщо ви хочете отримувати виплати на рахунок у польському банку. Переказ можливий лише за коректно вказаними реквізитами (IBAN, SWIFT).
• Якщо ви не підтвердите свою присутність за кордоном або не зреагуєте на запити ПФУ — виплати можуть бути призупинені.
• Якщо пенсію отримуєте через довірену особу — потрібно регулярно оновлювати доручення і повідомляти ПФУ про його чинність.

Також варто пам’ятати, що українська пенсія — це національна виплата, і навіть перебуваючи за кордоном, пенсіонер зберігає право на її отримання, якщо він не відмовився від громадянства України та не отримує пенсію в іншій країні.

Чи можна призначити нову пенсію, якщо людина вийшла на пенсію вже в Польщі?

Так, призначити пенсію можливо, навіть якщо ви досягли пенсійного віку вже перебуваючи за межами України, зокрема в Польщі. Це стосується тих, хто:

• раніше не подавав заяву на призначення пенсії в Україні;
• не отримував жодних пенсійних виплат;
• досяг пенсійного віку під час перебування за кордоном;
• має достатній страховий стаж.

Як діяти:

1. Підготуйте документи, що підтверджують:
   • вік (паспорт);
   • громадянство України;
   • ідентифікаційний код;
   • страховий стаж (трудова книжка, довідки з підприємств тощо);
   • місце проживання в Польщі.
2. Подайте заяву до Пенсійного фонду України одним із способів через електронний кабінет (за наявності КЕП), через консульство України або через уповноважену особу в Україні (за дорученням).
3. Дочекайтесь рішення про призначення пенсії. Термін розгляду становить від 10 робочих днів до 2–3 місяців, залежно від способу подання.

Пенсію призначають з дати подання заяви, а не автоматично з моменту досягнення віку. Якщо документи неповні або містять неточності, ПФУ може запросити додаткову інформацію, що вплине на строки призначення.

Оформлення української пенсії в Польщі — це абсолютно реальний і законний процес, передбачений як українським законодавством, так і міжнародними домовленостями. Громадяни України можуть отримувати вже призначену пенсію або подати заяву на нове призначення, навіть якщо вони перебувають за межами країни.

Не варто боятися складної бюрократії — сьогодні існує багато онлайн-інструментів і каналів зв’язку, які допомагають провести процес швидше та без особистих візитів до України. А головне — не відкладайте подання заяви, якщо маєте на це право. Адже пенсія призначається не «з віку», а з моменту звернення.

Більше корисної інформації для українців у Польщі — Гроші.pl.