Декларація в ZUS: як подати? 

Один з важливих аспектів діяльності індивідуального підприємця є звітність під час ведення бізнеса. Серед різних обовʼязків виділяюється декларація в ZUS. Однак для недосвідчених підприємців цей момент може бути не до кінця зрозумілим, через що підприємці можуть невірно її заповнити. 

У нашій статті ми розглянемо випадки коли потрібно подавати JDG в ZUS. Також ми розберемось які звіти є обовʼязковими, а які надаються тільки під час певних умов. 

Вступ для підприємців

Почнемо з того, що підприємець, орієнтуючись на подальші кроки у своїй діяльності в Польщі, уже пройшов низку важливих етапів. Він знайомий із поняттям ІП у Польщі й успішно зареєстрував свою діяльність. Крім того, він оформився як платник у системі ZUS і ясно обізнаний про те, скільки необхідно сплачувати внесків відповідно до обраної категорії.

Після того як він засвоїв процедуру сплати внесків у ZUS, він також зіткнувся з низкою документів і декларацій, що починаються з літер “ZUS” (наприклад, ZUS ZFA або ZUS ZBA). Кожен з них має свої особливості і необхідний для конкретних етапів підприємницької діяльності. Ці документи відіграють важливу роль в обліку та регулюванні фінансових зобов’язань ІП.

Таким чином, для індивідуального підприємця накопичується великий список різних звітів і документів, з якими важливо розібратися. У початковий період, поки підприємець не набуде достатнього досвіду роботи зі звітністю, рекомендується звернутися до офіційного довідника, наданого ZUS. У цьому довіднику можна знайти повний список документів і детальні інструкції щодо їх заповнення. Довідник знаходиться на офіційному сайті ZUS і охоплює всі основні аспекти ведення обліку та звітності.

Перелік щомісячних декларацій 

Кожна з декларацій є обовʼязковою. Однак є все ж більш розповсюджені випадки, а є форми з більш специфічними умовами. Їх ми і розглянемо.

Розрахункова декларація – ZUS DRA

Розрахункова декларація — це ваш ключ до коректної сплати внесків і відстеження виплачених допомог у системі ZUS у Польщі. Важливо зазначити, що підприємцю необхідно сплачувати як свої власні внески, так і внески за найнятих працівників (або підрядників у разі співпраці на умовах umowa zlecenia – договір підряду).

Декларація ZUS DRA слугує інструментом для обліку та документування розрахунків із системою ZUS. Цей документ містить детальний розрахунок суми внесків, що підлягають сплаті, а також інформацію про виплачену допомогу. Коректне заповнення цієї декларації має першорядне значення для дотримання законодавства та встановлених нормативів із соціального забезпечення.

Важливо зазначити, що декларацію ZUS DRA необхідно подавати як під час сплати внесків у стандартній сумі (повний ZUS), так і під час використання різноманітних пільг і знижених тарифів, як-от Maly ZUS (Малий ZUS), Ульга на старт та інші. Ці пільги надаються певним категоріям підприємців з метою полегшення початку бізнесу та зниження фінансового навантаження.

Подання декларації ZUS DRA є невід’ємною частиною процесу управління фінансами та соціальним забезпеченням у Польщі. Вона допомагає підприємцям вести чіткий облік і контролювати виплати, що своєю чергою сприяє ефективнішому управлінню бізнесом і дотриманню законодавчих вимог.

Особисті декларації – ZUS RCA і ZUS RSA

При веденні бізнесу як індивідуальний підприємець, якщо ви наймаєте співробітників, то вам необхідно врахувати додаткові обов’язковості щодо надання інформації про ваших застрахованих працівників. Ця інформація міститься в деклараціях ZUS RCA і ZUS RSA, які прикріплюються до основної декларації ZUS DRA.

ZUS RCA – це персональний щомісячний звіт про належні внески та сплачену допомогу. Цей звіт використовується для розрахунку внесків на соціальне та медичне страхування, а також для відображення виплат допомог вашим співробітникам, тобто застрахованим особам. У ньому детально зазначаються суми, які ви утримуєте і сплачуєте до відповідних фондів на благо ваших співробітників.

ZUS RSA – це також персональний щомісячний звіт, але він фокусується на виплаченій допомозі та перервах у сплаті внесків. Цей звіт служить для відстеження всіх виплат допомоги вашим співробітникам, а також для реєстрації тимчасових перерв у сплаті страхових внесків. Це важливо для підтримання повної і точної інформації про страхові зобов’язання перед вашими співробітниками.

Однак, якщо у вас як ІП немає найнятих співробітників, і ви працюєте поодинці, то вам буде потрібно надати тільки декларацію ZUS DRA, без прикріплення додаткових документів.

Коли подавати ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA?

Вищезазначені форми декларацій – не єдині, які можуть знадобитися підприємцю, але вони об’єднані загальними параметрами, включно зі строками подання.

Першу декларацію в ZUS індивідуальний підприємець зобов’язаний подати протягом місяця після реєстрації своєї діяльності. З початку наступного місяця після початку діяльності або реєстрації, ІП починає сплачувати внески до ZUS, і в цей же час подаються зазначені декларації.

Важливо дотримуватися таких правил:

1. Якщо діяльність зареєстровано в перший день місяця, то розрахункову декларацію ZUS DRA подають як за цей повний місяць, так і за кожен наступний.
2. Якщо реєстрація відбулася протягом місяця (не з першого дня), то перша ZUS DRA надається за неповний розрахунковий період, а друга – за наступний повний місяць.
3. Якщо діяльність поновлюється протягом місяця, то перша ZUS DRA також подається за неповний розрахунковий період, а друга – за наступний повний місяць.

Наразі (після змін у 2022 році), індивідуальні підприємці повинні подавати ці документи до ZUS до 20 числа місяця, наступного за звітним. У разі, якщо останній день оплати в місяці припадає на неділю або неробоче свято, термін переноситься на перший робочий день.

Слід зазначити, що для юридичних осіб, бюджетних організацій та інших організацій можуть бути встановлені власні строки подання звітності. Зазначені строки до 20-го числа застосовуються виключно до ФОП.

Згадані строки також поширюються на сплату внесків на соціальне забезпечення, медичне страхування, Фонд праці, Фонд солідарності, Фонд гарантованих виплат працівникам та Пенсійний фонд.

Важливо пам’ятати, що від обов’язку щомісячного подання ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA звільняються:

• Духовенство.

• Особи, які подають документи на нянь, що працюють у них.
• Особи, які підлягають добровільному пенсійному страхуванню та страхуванню по інвалідності.

Крім того, не забувайте, що документи ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA повинні зберігатися у підприємця, чи то в паперовому, чи то в електронному вигляді, щонайменше протягом 5 років. Документи, подані в ZUS до початку 2012 року (до 31 грудня 2011 року включно), повинні зберігатися протягом 10 років. Це важлива умова для дотримання вимог законодавства та забезпечення прозорості вашої діяльності.

Як відправити документи у ZUS? 

Звіти ZUS DRA, ZUS RCA і ZUS RSA можна подати в ZUS двома способами: на паперовому носії, звернувшись до найближчого відділення ZUS, або в електронному вигляді. Цей вибір доступний для тих, хто виплачує внески за п’ять або менше осіб. Якщо кількість працюючих перевищує це число, то допускається тільки електронне подання (за винятком випадків, коли є згода директора філії ZUS, і в таких випадках документи можуть бути подані в паперовому вигляді або на IT-носіях).

Що стосується цифрового подання, існують такі способи:

• Програма Płatnik: Це додаток, який можна завантажити і встановити на комп’ютер. Його можна завантажити з офіційного сайту ZUS. Для підписання документів у цій програмі необхідний кваліфікований підпис.
• Додаток ePłatnik у платформі PUE ZUS: Для ІП, у яких працює не більше 100 осіб, можна використовувати цей додаток. Для його використання потрібен довірений профіль або кваліфікований підпис.

Коротка інструкція для подачі через ePłatnik:

1. Увійдіть у PUE ZUS і авторизуйтеся.
2. Виберіть вкладку ePłatnik.
3. У розділі “Dokumenty” натисніть “Dodaj dokument” (Додати документ).
4. Оберіть необхідний тип декларації та натисніть “Wybierz” -> “Przejdz do kreatora” (Вибрати -> Перейти до створення).
5. Заповніть необхідні дані та надішліть декларацію.

Ці способи цифрової подачі роблять процес подання звітів до ZUS зручнішим та ефективнішим, забезпечуючи більш швидку та надійну взаємодію з Установою соціального страхування. Вони також дають змогу дотримуватися термінів і полегшують облік фінансових зобов’язань перед вашими працівниками.

Як виправити помилку у декларації? 

Якщо подана декларація в ZUS DRA, ZUS RCA або ZUS RSA було має помилку, важливо знати, як можна її виправити. Тут подано інформацію про процедуру коригування даних у ZUS:

1. Самостійне виявлення помилки або отримання повідомлення від ZUS:

• Якщо ви виявили помилку або отримали повідомлення від ZUS про неї, необхідно надати коригувальні документи в ZUS протягом 7 днів з моменту виявлення порушень.

2. Помилка виявлена ZUS під час перевірки:

• Якщо ZUS виявило помилку у вашій декларації під час перевірки, то для виправлення даних у вас є 30 днів з моменту отримання акта перевірки.

Щоб виправити помилку в розрахунковій декларації ZUS DRA за певний місяць, вам необхідно подати нову форму ZUS DRA, яка має бути правильно заповнена.

Для виправлення форм ZUS RCA або ZUS RSA, ви маєте надіслати документи, що стосуються тільки тих співробітників, яких торкнулася помилка. Однак у виправленій декларації мають бути вказані розрахунки за всіма працівниками за цей місяць.

Страхування від нещасних випадків по формі ZUS IWA

Підприємці, які сплачують внески зі страхування від нещасних випадків, зобов’язані подати до ZUS форму ZUS IWA до 31 січня. Ця форма містить дані, необхідні для розрахунку внесків зі страхування від нещасних випадків за попередній календарний рік.

Це правило поширюється на платників, які відповідають таким критеріям:

1. Протягом усіх місяців попереднього року та хоча б одного дня в січні поточного року сплачували внески зі страхування від нещасних випадків хоча б за одного працівника.
2. Минулого року страхували від нещасних випадків у середньому не менше 10 осіб на місяць, включаючи себе.
3. До теперішнього моменту, тобто на 31 грудня попереднього року, такі підприємці мають бути зареєстровані в реєстрі REGON.

Форми ZUS IWA слід зберігати протягом 10 років від дати їх подання до ZUS, у формі паперових документів або електронних файлів. Це важлива вимога, яка забезпечує відповідність законодавству та дає змогу в разі потреби підтвердити інформацію про страхування від нещасних випадків за минулі роки.

Документи для працівників 

Хоча інформація, про яку йдеться, не надається безпосередньо в ZUS, важливо врахувати необхідність її надання співробітникам. Роботодавці зобов’язані надавати такі відомості своїм працівникам:

1. Річний звіт про внески, нараховані за звітний рік: Цей звіт надається співробітникам до 28 лютого наступного року. У ньому відображається інформація про нараховані на їхнє ім’я внески за попередній календарний рік. Цей документ допомагає працівникам відстежувати і контролювати внески, які сплачують вони та їхній роботодавець.
2. Щомісячна інформація про нараховані внески: Працівники мають право запросити цю інформацію у свого роботодавця на власний розсуд. У ній міститься інформація про нараховані страхові та соціальні внески за кожен місяць. Це дає змогу працівникам більш детально контролювати свої фінансові зобов’язання.

Відомості можуть надаватися як на спеціальних бланках, передбачених законодавством, так і в іншій формі, яка відповідає нормативним актам і погоджена з працівниками. Ця практика сприяє прозорості та взаєморозумінню між роботодавцем і працівниками, забезпечуючи їм інформацію про страхові внески та соціальні зобов’язання, пов’язані з їхнім працевлаштуванням.

Які наслідки будуть, якщо не надати документи своєчасно? 

Декларація в ZUS, яка була подана несвоєчасно може мати серйозні наслідки та призвести до штрафів. У разі затримки в наданні необхідних документів ZUS виконує такі кроки:

1. Повідомлення в PUE ZUS: Спочатку платнику буде направлено повідомлення через Портал Установи соціального страхування (PUE ZUS). У цьому повідомленні буде вказана необхідність надання документів і терміни для цього.
2. Підготовка декларації ZUS DRA Управлінням: Якщо платник не надає документацію у встановлені терміни, Управління може самостійно підготувати декларацію ZUS DRA. У такій декларації будуть вказані внески на медичне страхування, розраховані на мінімальному рівні, згідно з податковою шкалою. Це може призвести до недоплати страхових внесків.
3. Коригування і доплата: Власнику бізнесу доведеться внести коригування в декларацію та сплатити суми страхових внесків, яких не вистачає. Невиправлені помилки можуть призвести до додаткових штрафів і відсотків на недоплачені суми.

Якщо індивідуальний підприємець не вживе заходів щодо коригування та сплати відсутніх внесків протягом податкового року, а неподання документів пов’язане з невиплатою внесків, можуть бути застосовані такі додаткові заходи впливу:

• Штраф до 5 тисяч злотих одноразово.
• Штраф до 100% невнесених внесків.
• Порушення виконавчого провадження.

Важливо розуміти, що чим довше триває затримка з платежами і наданням звітності, тим серйознішими можуть бути наслідки для бізнесу. Тому рекомендується дотримуватися термінів і регулярно виконувати зобов’язання зі сплати страхових внесків та подання документів до ZUS.

Більше корисної інформації для українців в Польщі — Гроші.pl.