Відпустка у Польщі за законом складається безпосередньо роботодавцем, він же повинен створити чіткий план на кожен календарний рік. План створюється з урахуванням невикористаної, теперішньої та додаткової відпустки.
Далі у статті ми розглянемо, що таке графік відпусток, та хто його повинен складати, а також розповімо про те, як правильно узгоджувати дати відпустки з працівниками.
Що таке графік відпустки у Польщі?
Для початку ознайомимось з тим, що собою являє цей графік. У Польщі графік відпусток — це внутрішній документ компанії, що встановлює період надання робітникам відпустки протягом зазначеного терміну.
Складається такий графік роботодавцем з урахуванням інтересів як співробітника компанії, так і самого підприємства. Простіше кажучи, це умовний компроміс між ними. Про такий графік працівників потрібно попереджати заздалегідь, методами, які встановлює сама компанія.
Договір, по якому складається графік відпусток
Графік відпусток складається в рамках трудових відносин, які оформлені за умовами про працю (трудовий договір). Це основний вид договору, за якого працівник має право на чергову оплачувану відпустку, згідно з трудовим законодавством. Важливо, що такі правничий та обов’язки чітко прописані у трудовому договорі, що дозволяє складати графік відпусток виходячи з узгоджених умов.
Відпустка за умовою лікування (договору доручення) або за умовою про діло (договору про виконання певної роботи) не є обов’язковою, оскільки ці договори, як правило, не передбачають оплачуваної відпустки. Однак, якщо в договорі прописані умови надання відпустки, то вони мають бути дотримані відповідно до умов контракту. У такому разі графік відпусток розробляється індивідуально, виходячи з положень, які були узгоджені в тексті договору.
Коли планування відпусток є обов’язковим?
Складання графіка відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, що діють у рамках трудового законодавства. Графік повинен охоплювати чергові відпустки, включаючи невикористані з минулого року, а також додаткові права працівників, якщо такі є. Важливо, що до графіка не включаються відпустки власним коштом, відпустки по форс-мажору і відпустки за власним бажанням (наприклад, 4 дні відпустки особисті потреби).
Особливу увагу слід приділити працівникам, які скористалися відпустками, пов’язаними із народженням дитини. Такі співробітники мають право на чергову відпустку відразу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, навіть якщо це не передбачено попередньо складеним графіком. Роботодавець не має права відмовити у такій відпустці, що гарантує дотримання прав працівників у цій категорії.
Коли можна не складати плану відпусток?
Відповідно до положень Трудового кодексу, роботодавці звільняються від зобов’язання складати план відпусток при виконанні однієї з наступних умов:
- На підприємстві відсутня профспілкова організація.
- Відсутність графіка відпусток узгоджена з існуючою профспілковою організацією.
У цих випадках роботодавці не зобов’язані створювати офіційний графік відпусток, однак можуть це зробити на добровільній основі. Без офіційного графіка дата відпустки узгоджується безпосередньо із працівником. Важливо, що навіть за відсутності графіка, всі вимоги, такі як повідомлення співробітників та надання відпустки після декрету, залишаються чинними і повинні дотримуватися.
Також слід пам’ятати, що відпустка має бути запланована таким чином, щоб включати не менше ніж 14 послідовних календарних днів відпочинку, за винятком випадків, коли працівник сам запитує відпустку на більш короткий термін.
Що повинен включати план відпустки?
Планування відпусток, особливо у великих компаніях, є важливим завданням, що вимагає ретельної організації. Основна мета – забезпечити безперебійне функціонування підприємства, навіть якщо кілька співробітників перебувають у відпустці одночасно.
Основні елементи, які має включати план відпустки:
- Перш за все увімкніть повну інформацію про кожного співробітника, його поточну та невикористану відпустку, а також дані про його робоче місце. Це допоможе у плануванні та дозволить враховувати потреби та можливості кожного відділу.
- Вкажіть, на який час поширюється план відпусток, щоб усі співробітники були інформовані про планування відпусток на певний рік.
- Визначте точні дати початку та закінчення кожної відпустки. Це важливо для ефективного управління робочими процесами та забезпечення належного покриття завдань.
- План має бути підписаний як роботодавцем, так і працівниками. Це підтверджує узгодження графіка та сприяє прозорості процесу.
- Зважайте на те, що невикористані дні відпустки можуть бути перенесені на наступний рік, але не пізніше 30 вересня.
- Зверніть увагу, що хоча б одна частина відпустки повинна становити не менше 14 послідовних календарних днів, за винятком випадків, коли працівник запитує коротку відпустку.
Крім того, у плані не враховуються чотири дні відпустки за бажанням працівника, які можуть бути взяті у виняткових ситуаціях. Важливо, щоб план відпусток був схвалений керівництвом та співробітниками для запобігання непорозумінням та забезпечення узгодженості процесу.
План відпустки для нових працівників
Коли новий співробітник починає свою першу роботу за трудовим договором, важливо врахувати особливості планування його відпустки:
- Новий працівник починає накопичувати право на відпустку з першого місяця роботи. Згідно з Трудовим кодексом, він отримує 1/12 від загальної кількості щорічної відпустки наприкінці кожного місяця. Це означає, що працівник накопичить приблизно 1,6 дні відпустки за кожний місяць роботи. Роботодавець має право округляти це число у більшу сторону, надаючи, наприклад, 2 дні відпустки першого місяця, якщо загальна кількість відпускних днів не перевищує 20 на рік.
- Хоча новий співробітник не має права на відпустку авансом, його відпускні дні повинні бути враховані в загальному плані відпусток. Це необхідно для правильного планування та обліку всіх відпусток на підприємстві.
- Якщо новий співробітник прийнятий на тимчасовий договір, наприклад, на випробувальний термін або терміновий контракт, графік відпусток повинен враховувати термін дії цього договору. Відпускні дні мають бути пропорційними тривалості контракту. У разі продовження контракту план відпусток необхідно переглянути та скоригувати кількість відпускних днів.
Таким чином, при плануванні відпусток для нових співробітників необхідно враховувати їх накопичувальні права на відпустку, коректно включати ці дні до загального плану та своєчасно оновлювати графік залежно від змін у строках контрактів.
Строки складання графіка відпусток
Графік відпусток на поточний календарний рік має бути складений до початку його дії, щоб забезпечити правильне планування та організоване надання відпусток. Хоча законодавство не встановлює суворих термінів для складання графіка, загальноприйнята практика вимагає, щоб план наступного року було затверджено не пізніше 31 грудня поточного року.
Якщо з якихось причин графік не було складено вчасно, це звільняє роботодавця від обов’язку надавати відпустки співробітникам. Неможливість дотримання термінів для графіка не є підставою для відмови у відпустці.
Для підвищення гнучкості та зручності планування компанії можуть використовувати альтернативні підходи. Наприклад, замість річного графіка можна складати піврічні чи квартальні плани. Такий підхід часто краще сприймається співробітниками, дозволяючи їм гнучкіше планувати свої відпустки та адаптувати їх до поточних умов.
Крім того, ефективним рішенням може стати розробка окремих графіків відпусток для різних команд чи відділів. Це допомагає врахувати специфічні потреби кожного підрозділу та мінімізувати вплив на робочі процеси під час відсутності співробітників.
Перенесення дати відпустки
Якщо у робітника змінилась ситуація або стались неочікувані події в житті, тоді план відпустки можливо змінити. Для цього існує декілька законних підстав, про які ми поговоримо далі. Перш за все робітник може попросити змінити графік за особистими причинами, наприклад коли це стосується сімейних обставин або проблем здоровʼям.
У другому випадку роботодавець може змінити дати відпустки, якщо це є необхідним для діяльності компанії. Це може статися, наприклад, якщо відбудеться збій виробництва або невиконання терміну домовленості з клієнтом, через те, що робітник у відпустці.
Також на зміну графіку може вплинути та, що робітник може захворіти, відправитись на військові навчання або ж якщо це відпустка при вагітності або пологах.
Однак, варто відзначити, що план також може змінитись, якщо робітник розриває трудовий договір і йде у відпустку в період повідомлення. Така ситуація дозволить роботодавцю уникнути виплати компенсації робітнику за відпустку, якою він не скористався.
Що робити, якщо не вдається погодити дату відпустки?
Коли не вдається погодити дату відпустки, важливо розуміти, що вирішення цього питання потребує врахування як інтересів співробітників, так і потреб компанії. Роботодавець зобов’язаний враховувати побажання працівників при складанні графіка відпусток, але якщо обрані дати заважають нормальній роботі підприємства, можуть бути запропоновані альтернативні варіанти.
Співробітник має право відмовитися від запропонованих дат відпустки, але має пам’ятати, що невикористані дні відпустки за поточний рік згоряють після 30 вересня без можливості компенсації. Це означає, що важливо планувати відпустку завчасно, щоби не втратити дні відпочинку.
Для забезпечення справедливості часто використовується підхід, коли популярні періоди відпустки, наприклад літні місяці, розподіляються серед різних співробітників щороку. Це допомагає уникнути звинувачень у дискримінації та підтримувати баланс інтересів.
Також існують винятки, коли роботодавець зобов’язаний враховувати певні заяви на відпустку, такі як відпустка відразу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка за бажанням (до 4 днів на рік) або відпустка для догляду за дитиною. У таких випадках роботодавцю слід враховувати особливі обставини та потреби працівників.
Як повідомляють робітників про затверджені графіки відпустки
Після погодження плану відпусток, про нього потрібно розповісти своїм співробітникам. Трудовий кодекс не уточнює конкретні способи повідомлення, тому метод має бути обраний залежно від практик та переваг компанії.
Щоб уникнути плутанини та забезпечення прозорості процесу, рекомендується включити інформацію про графік відпусток у внутрішні регламенти компанії. Це допоможе систематизувати інформацію та зробити її доступною для всіх працівників.
Один із способів сповіщення — надсилання графіка відпусток електронною поштою. Цей метод зручний і дозволяє легко оновлювати та пересилати інформацію. Інший варіант – розміщення графіка у спеціальному додатку для керування робочим часом, якщо таке використовується в компанії.
Складання плану відпустки
Далі ми розповімо про різноманітні форми графіку відпусток та типи документів, за допомогою яких співробітник отримає інформацію про свої майбутні дні для відпочинку.
Розумні графіки відпочинку
Сучасні бізнесмени все частіше вдаються до використання комп’ютерних систем управління підприємствами, які включають модулі для управління персоналом та складання графіків відпусток. Такі системи називають розумними графіками відпусток.
Розумні графіки відпусток – це не просто інструменти для відображення інформації про дати відпусток, а й системи, які пропонують рішення на основі вбудованих алгоритмів. Вони можуть враховувати ротацію зручних дат для різних співробітників, що дозволяє уникнути дискримінації та забезпечує справедливий розподіл відпускних періодів.
Ці системи допомагають автоматизувати та оптимізувати процес планування відпусток, що знижує ймовірність помилок та спрощує управління кадровими ресурсами. Наприклад, розумні графіки можуть запропонувати альтернативні дати відпустки, якщо обрані співробітником дати перетинаються з періодами високого завантаження для підприємства. Це допомагає зберегти баланс між потребами компанії та правами співробітників, роблячи процес планування більш гнучким та прозорим.
Онлайн план відпусток
Існує безліч онлайн-сервісів для створення та управління планами відпусток. Щоб знайти відповідний інструмент, достатньо виконати пошук на запит «плани відпусток онлайн», і ви отримаєте широкий вибір пропозицій. Ці послуги можуть змінюватись від повністю безкоштовних до умовно безкоштовних, таких як демоверсії, та платних рішень.
Вибір конкретної програми слід грунтувати на потребах та особливостях вашого підприємства. Безкоштовні варіанти зазвичай надають базовий функціонал, який може бути достатнім для невеликих компаній. Умовно безкоштовні програми часто пропонують демоверсії, які дозволяють оцінити можливості програми перед покупкою. Платні версії зазвичай надають розширені функції та додаткові можливості для інтеграції з іншими системами управління підприємством.
При виборі онлайн-сервісу важливо враховувати такі фактори, як зручність інтерфейсу, можливість автоматизації процесів та рівень підтримки. Це допоможе вибрати найбільш підходящий інструмент для ефективного управління планами відпусток та задоволення потреб вашої компанії.
Графік відпусток у Excel або Word
Малі підприємства та індивідуальні підприємці часто використовують прості інструменти, такі як Excel або Word для складання графіків відпусток. Ці програми пропонують зручний та доступний спосіб керування даними, особливо коли складні спеціалізовані системи не потрібні.
Тим не менш, при використанні таких інструментів важливо пам’ятати про необхідні вимоги до інформації, що включається до графіка. У графіку мають бути чітко вказані всі важливі деталі: імена співробітників, дати початку та закінчення відпусток, кількість відпускних днів, а також можливі зауваження та примітки щодо специфічних умов.
Excel дозволяє легко оновлювати та налаштовувати графік у міру необхідності, а також створювати наочні таблиці та діаграми. Word підходить для створення більш формалізованих документів, які можна легко роздрукувати та надати співробітникам.
Використання цих програм може бути ефективним, якщо графік відпусток не надто складний і не потребує інтеграції з іншими системами. Однак, для більш складних процесів управління відпустками, особливо у великих компаніях, спеціалізовані програми можуть запропонувати додаткові можливості для автоматизації та управління.
Як працює оформлення відпустки у Польщі?
Залежно від правил, які діють конкретному робочому місці, оформлення відпустки може бути різним. У деяких компаніях достатньо погодити дати відпустки у графіку, і додаткових дій з боку працівника не потрібно. Якщо дати відпустки вже узгоджено у графіку, то працівник може не надавати додаткових документів.
Однак у випадках, коли внутрішні правила підприємства вимагають подання заяви на відпустку, працівник зобов’язаний це зробити своєчасно. Зазвичай заява подається в письмовій формі і повинна містити інформацію про дати відпустки, що запитуються. Дотримання цих вимог важливе для того, щоб відпустка була офіційно оформлена та врахована в планах компанії.
Графік відпусток повинен складатися завчасно та враховувати як побажання співробітників, так і потреби підприємства. Якщо робочі вимоги чи організаційні зміни вимагають коригування дат відпустки, це має бути узгоджено з працівниками та відображено в оновленому графіку. В обґрунтованих випадках, наприклад, при зміні виробничих планів, дати відпусток можуть бути змінені, але це має відбуватися з урахуванням думки працівників та в рамках встановлених правил.
Більше корисної інформації для українців у Польщі — Гроші.pl.