Підприємець у Польщі: чи потрібно заключати договір з бухгалтером?

Кожен підприємець у Польщі знає, що бухгалтерія є обовʼязковою для будь-якої бізнес-діяльності. Розрахунки податків або ж надання звітності — це всього лиш невеликий перелік сфер цієї діяльності, і, звичайно ж ці необхідні процеси є складними та відповідальними.

Якщо ж великі підприємства можуть найняти собі у команду бухгалтера, то для середнього або малого бізнесу це не завжди так легко та просто. Однак у такому випадку підприємець у Польщі може звернутись до послуг бухгалтерської контори. Про те, як це можна зробити поговоримо далі у статті.

Що таке бухгалтерська контора у Польщі?

Бухгалтерська контора в Польщі, або «Biuro rachunkowe», є юридичною або фізичною особою, що займається індивідуальним підприємництвом і надає різні бухгалтерські послуги бізнес-суб’єктам. Головною сферою діяльності таких контор є ведення бухгалтерських книг, спрощений облік оподаткування, розрахунок заробітної плати, управління кадровою документацією та інші пов’язані з фінансовим обліком і оподаткуванням завдання.

Це означає, що бухгалтерська контора – це фірма або окрема особа, яка бере на себе певні бухгалтерські функції від імені своїх клієнтів. Важливо зазначити, що бухгалтерська контора зазвичай не є частиною штату підприємця-замовника, а скоріше виступає в ролі зовнішнього постачальника послуг.

Однак, незважаючи на те, що бухгалтерська контора виконує безліч функцій, пов’язаних з бухгалтерським обліком, відповідальність за правильність і своєчасність виконання цих функцій несе насамперед замовник. Бухгалтерська контора може допомогти клієнту дотримуватися податкового законодавства і вести бухгалтерський облік правильно, але остаточна відповідальність завжди залишається на боці бізнес-суб’єкта.

Які послуги надає бухгалтерська контора?

Бухгалтерська контора в Польщі, надає широкий спектр послуг, які можуть бути як вузькоспеціалізованими, так і містити різноманітні функції.

Ось деякі з найпоширеніших послуг, що надаються бюро рахункове, у сфері бухгалтерських послуг:

Ведення бухгалтерських книг.
Ведення податкового журналу доходів і витрат.
Ведення обліку ПДВ (VAT).
Одноразовий облік доходів.
Підготовка податкових декларацій, включаючи JPK_VAT, PIT, CIT.
Відправлення податкових декларацій від імені клієнта в терміни, зазначені в податковому законодавстві.
Підготовка звітів для GUS (Головне статистичне управління) та інших організацій за бажанням клієнта.
Підготовка фінансової звітності.
Створення плану рахунків та облікової політики.
Облік основних засобів та обладнання.

У сфері кадрового діловодства та розрахунку заробітної плати:

Підготовка всієї документації для особистих справ співробітників.
Складання розрахунків заробітної плати для працівників, найманих за трудовими та цивільно-правовими договорами.
Ведення обліку робочого часу і відсутностей, включно з лікарняними листами, щорічними відпустками, відпустками у зв’язку з вагітністю та пологами та іншими видами відсутності.
Підготовка розрахункових звітів, що подаються щомісяця в електронному вигляді в ZUS (Установа соціального страхування).
Подання заяв у ZUS на отримання допомоги по хворобі та вагітності, а також інших документів, пов’язаних зі співробітниками та їхніми сім’ями.
Підготовка декларацій про виплати в PFRON (Польський фонд реабілітації) і підготовка заявок на фінансування для осіб з обмеженими можливостями.

А також додаткові послуги включають:

Податкові консультації щодо створення бізнесу.
Виставлення рахунків від імені клієнтів.
Спілкування від імені клієнтів з податковою інспекцією, Установою соціального страхування, Центральним статистичним управлінням, інспекцією праці тощо.
Підготовка документації, необхідної для подання заявок на кредити, лізинг та інші фінансові операції.
Підготовка заявок на фінансування як для власників, так і для співробітників компанії.
Підготовка фінансового аналізу інвестиційних потреб компанії.
Постійне обслуговування клієнтів через телефон та електронну пошту.
Перевірка правильності бухгалтерських документів з точки зору формального та бухгалтерського обліку, включно з нумерацією, зберіганням та архівуванням облікових документів.

Очевидно, що кожен підприємець повинен визначити обсяг необхідних послуг і обговорити їх з обраною бухгалтерською конторою, щоб знайти найкращий спосіб підтримки для свого бізнесу.

Яка зона відповідальності у бухгалтерської контора?

Відповідальність у контексті послуг, що надаються бухгалтерською конторою, є одним із найважливіших аспектів, про який необхідно добре розумітися під час взаємодії з цими професіоналами, особливо для індивідуальних підприємців та юридичних осіб.

Важливо розуміти, що незалежно від того, хто займається бухгалтерією, основна відповідальність перед податковими органами завжди лежить на платнику податків, будь то індивідуальний підприємець або члени правління юридичної особи. Бухгалтерська контора може розділяти деяку частину цієї відповідальності з клієнтом у межах умов договору, але винятковою відповідальністю за фінансові зобов’язання завжди є суб’єкт господарювання.

Наприклад, якщо бухгалтерська контора припуститься помилки або забуде сплатити податки від імені підприємця, податкова інспекція звертатиметься до самого підприємця. У цьому випадку, підприємець несе відповідальність за недоліки в бухгалтерії, і йому можуть бути пред’явлені штрафи і покарання відповідно до законодавства.

Як почати працювати з бухгалтерською конторою?

Початок роботи з бухгалтерською конторою можна умовно розділити на три етапи: домовленість, укладення договору та його реєстрація у податковій службі. Розглянемо кожен з цих пунктів окремо.

Пошук контори та домовленості

Перший етап взаємодії з бухгалтерською конторою – це пошук відповідного партнера і початок переговорів. Цей крок відіграє важливу роль у забезпеченні успішної бухгалтерської підтримки для вашого бізнесу.

Ось деякі важливі моменти, на які слід звернути увагу:

Почніть із визначення того, які конкретні послуги вам необхідні. Розгляньте ваші поточні та майбутні потреби в бухгалтерії, податках та обліку. Це дасть вам змогу краще розуміти, який рівень експертизи та досвіду необхідний вашій майбутній бухгалтерській конторі.
Пошук бухгалтерської контори може здійснюватися через різні джерела, як-от рекомендації від знайомих, інтернет-пошук, огляди та рейтинги бухгалтерів. Важливо знайти контору, яка спеціалізується на послугах, що відповідають вашим потребам.
Під час вибору бухгалтерської контори приділіть особливу увагу ретельності. Не завжди проблема в шахрайстві, але малодосвідчені або недобросовісні контори можуть завдати шкоди вашому бізнесу. Тому важливо провести перевірку й упевнитися в надійності та професіоналізмі обраної компанії.
Один із найкращих способів вибору бухгалтерської контори – це спиратися на досвід інших підприємців. Якщо у вас є знайомі або контрагенти, які тривалий час користуються послугами певної контори та задоволені її роботою, це може бути надійною вказівкою на хорошого партнера.

Важливо підходити до цього кроку обачно та приділяти увагу деталям. Вибір бухгалтерської контори, яка відповідає вашим потребам і має хорошу репутацію, суттєво полегшить ведення вашого бізнесу та забезпечить правильний облік, дотримання податкових зобов’язань і фінансову прозорість.

Заключення договору

Після досягнення попередніх усних угод з бухгалтерською конторою, настає етап укладення офіційного договору. Це важливий крок, оскільки договір є юридично зобов’язуючим документом, який визначає права та обов’язки обох сторін. Важливо врахувати наступні аспекти:

Необхідність письмового договору

У Польщі існує думка про те, що для бухгалтерських контор можливе укладення усних договорів. Однак, на практиці, навіть якщо це теоретично можливо, вкрай не рекомендується відмовлятися від укладення письмового договору. Це особливо важливо, враховуючи, що йдеться про фінанси підприємця. У разі суперечок або розбіжностей у майбутньому, відсутність підписаного контракту може ускладнити вирішення проблем.

Основні елементи договору

Основними елементами договору мають бути дата його укладення та ідентифікація сторін, тобто, хто буде надавати послуги (бухгалтерська контора) і кому вони будуть надані (клієнт).

Визначення предмета договору

Договір має чітко визначати предмет угоди, включно з описом взаємних прав та обов’язків. Тут сторони мають свободу формування умов угоди відповідно до своїх потреб. Наприклад, індивідуальні підприємці можуть укладати договори, що враховують їхні конкретні потреби, які можуть відрізнятися від великих компаній.

Обов’язки клієнта

Договір має містити положення про те, які документи та інформацію клієнт має надати бухгалтерській конторі, а також у які строки це має бути зроблено. Корисно включити положення про надання клієнту щомісячного балансу або виписки з книги доходів і витрат.

Відповідальність за шкоду

Важливим аспектом договору є положення, що стосується відповідальності в разі неналежного виконання послуги. Це положення має бути сформульовано ретельно, з огляду на те, що відповідальність обмежується сферою договору і може бути застосована тільки до клієнта.

Оплата послуг

Договір має містити інформацію про суму, строки та методи оплати послуг. Можуть бути враховані також положення про можливу індексацію цін, способи вирішення заборгованостей і відсотки за прострочення платежів.

Строк дії договору

Договір може бути укладений на певний строк або бути без обмеження за часом. Він також може містити умови про розірвання контракту.

Додаткові положення: У разі, якщо вам потрібно внести зміни до договору в майбутньому, документ може містити положення щодо форми, в якій такі зміни можуть бути внесені, наприклад, через аннекси до договору.

Правовий контекст

Договір має враховувати, що питання, не врегульовані в ньому, підпадають під дію Цивільного кодексу Польщі. Тому важливо включити відповідні положення в договорі.

Контракт із бухгалтерською конторою має також супроводжуватися угодою про доручення обробки персональних даних, оскільки клієнт залишається адміністратором даних, але передає їх на обробку.

Повідомлення податкової про спільну роботу з бухгалтерською конторою

Підприємцю обов’язково потрібно повідомити податкові органи про співпрацю з бухгалтерською конторою протягом 15 днів, якщо ведення та зберігання бухгалтерської документації (книг витрат і доходів) відбувається поза його основним місцем діяльності.

Що це означає на практиці? Якщо умови договору з бухгалтерською конторою передбачають виконання роботи на території клієнта, наприклад, коли бухгалтер з бухгалтерської контори приходить до офісу клієнта і там виконує свою роботу, залишаючи документи на місці, тоді сповіщення податкової не потрібне.

Однак, якщо бухгалтерська контора виконує свої обов’язки у своєму офісі (або вдома), де також зберігаються бухгалтерські документи, то повідомлення податкової є обов’язковим. Ігнорування цього правила може спричинити серйозні штрафи.

Цей етап необхідний, щоб податкова служба була в курсі і контролювала фінансову діяльність підприємця у співпраці з бухгалтерською конторою. Отже, дотримання законодавства та регулярне інформування податкових органів сприяє зміцненню правопорядку та мінімізації можливих податкових ризиків.

Яка вартість бухгалтерських послуг для підприємців?

Тепер дізнаємось скільки ж підприємець у Польщі має викласти грошей за бухгалтерські послуги. Вартість бухгалтерських послуг для підприємців може істотно варіюватися залежно від обсягу робіт і послуг, а також регіональних особливостей. Нижче наведено середні орієнтовні ціни на бухгалтерські послуги:

Індивідуальні підприємці:

До 10 документів: близько 150 злотих на місяць.
Від 10 до 20 документів: близько 190 злотих на місяць.
Від 20 до 40 документів: близько 280 злотих на місяць.
Від 40 до 60 документів: близько 370 злотих на місяць.
Від 60 до 80 документів: близько 460 злотих на місяць.
Від 80 до 100 документів: близько 550 злотих на місяць.
Від 100 до 150 документів: близько 780 злотих на місяць.

Від 150 до 200 документів: близько 1000 злотих на місяць.
Понад 200 документів: за домовленістю.

Юридичні особи:

До 10 документів: близько 400 злотих на місяць.
Від 10 до 20 документів: близько 500 злотих на місяць.
Від 20 до 40 документів: близько 750 злотих на місяць.
Від 40 до 60 документів: близько 1000 злотих на місяць.
Від 60 до 80 документів: близько 1300 злотих на місяць.
Від 80 до 100 документів: близько 1550 злотих на місяць.
Від 100 до 150 документів: близько 2250 злотих на місяць.
Від 150 до 200 документів: близько 3000 злотих на місяць.
Понад 200 документів: за домовленістю.

Суспільно-корисні організації:

До 10 документів: близько 200 злотих на місяць.
Від 10 до 20 документів: близько 250 злотих на місяць.
Від 20 до 40 документів: близько 375 злотих на місяць.

Крім того, бухгалтерські контори можуть надавати HR-послуги з обліку персоналу та виплат:

Підготовка договорів для нових співробітників: близько 50 злотих за людину одноразово.
Зняття з обліку співробітника: близько 50 злотих за людину одноразово.
Розрахунок заробітної плати (щомісяця): близько 30 злотих за людину (кожна послуга).

Зазначимо, що ціни актуальні на момент публікації і можуть з часом змінитись, тож вартість краще уточнювати у компанії з якою ви плануєте співпрацювати.

Більше корисної інформації для українців в Польщі — Гроші.pl.